A. Pengertian
Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis”
atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti
kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan
ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan
atau sikap kita dengan partisipan lainnya.
Manusia
di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan
membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini
merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari
hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam
kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan
masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin
dan bawahan/karyawan.
·
Pengertian Organisasi
Interaksi dan kerja
sama ini akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk wadah yang
disebut dengan organisasi. Interaksi atau hubungan antar individu-individu dan
kelompok/tim dalam setiap organisasi akan memunculkan harapan-harapan. Harapan
ini kemudian akan menimbulkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban oleh
masing-masing individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan
organisasi/kelompok. Sebuah organisasi memang dibentuk sebagai wadah yang
didalamnya berkumpul sejumlah orang yang menjalankan serangkaian aktivitas
tertentu secara teratur guna tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama.
Terlebih dalam kehidupan masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain
mengatur dirinya sendiri, ia juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara
ketertiban, mengelola dan mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita
kenal dengan manajemen dan organisasi. William (1956) menyebutnya dengan
istilah “TheOrganisation Man”.
·
Pengertian Komunikasi Dalam
Organisasi
Komunikasi adalah Suatu
proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain
dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Komunikasi dalam
organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa
berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah
wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka
untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah
membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Komunikasi dalam
organisasi adalah komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik
dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan
organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan
dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah
tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting
bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah
proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi
adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu
mereka. Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas
mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai
dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan.
Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka.
Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar
tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi,
baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan,
staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan
memo, surat dan laporan-laporan.
Dalam menyalurkan
solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender)
maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang
diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi,
manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh
organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
·
Pengertian komunikasi menurut
para ahli
Dalam suatu
organisasi biasanya selalu menekankan bagaimana pentingnya sebuah
komunikasi antar anggota organisasi
untuk menekan segala kemungkinan kesalahpahaman
yang bisa saja terjadi.
Berikut ini adalah beberapa definisi
serta penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa ahli:
- HIMSTREET &
BATY
Komunikasi adalah suatu proses
pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim),
baik dengan simbol-simbol, sinyak-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
-
THEODORSON & THEDORSON
Komunikasi adalah penyebaran
informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain
terutama melalui simbol-simbol.
-
CHARLES H. COOLEY
Komuniksi berarti suatu mekanisme
hubungan antar manusia dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan
membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam waktu.
B.
UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI
- UNSUR-UNSUR
KOMUNIKASI:
1. Komunikator (communicator),
yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim
berita atau orang yang memberitakan.
2. Menyampaikan
berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau
menyiarkan.
3. Berita-berita
yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan,
atau
saran.
4. Komunikan (communicate),
yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain
orang yang menerima berita.
5. Tanggapan atau
reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau reaksi.
Kelima unsur
komunikasi tersebut (Komuniakator, Menyampaikan berita, Berita-berita yang
disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh
dan bulat, dalam arti apabila satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan
terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling
ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan
oleh semua unsur tersebut.
C.
CARA PENYALURAN IDE MELALUI
KOMUNIKASI ORGANISASI
·
Bagaimana menyalurkan ide dalam
komunikasi
Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat
dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat
dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan gerak gerik
badan seperti
tersenyum,menggelengkan kepala, dan
mengangkat bahu.
Dalam
menyalurkan ide atau solusi harus ada si pengirim (sender) dan si
penerima (receiver). Ide-ide yang diambil pun tidak sembarangan,
tetapi ada penyaringan dan seleksi untuk diambil ide manakah yang terbaik untuk
di ambil dan dilaksanakan untuk oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan
bersama,serta visi dan misi suatu organisasi.
·
Tahap-Tahap Cara menyalurkan
ide melalui komunikasi yaitu :
1. IDE (gagasan)
oleh sender.
2. PERUMUSAN yaitu
dalam perumusan ini ide si sender disampaikan oleh kata-kata.
3. PENYALURAN (transmitting)
yaitu penyaluran ini bisa lisan,tertulis,simbol maupun
isyarat,dll.
4. TINDAKAN yaitu
tindakan ini sebagai contoh perintah-perintah dalam organisasi
dilaksanakan.
5. PENGERTIAN yaitu
kata-kata si sender dalam perumusan tadi dijadikan ide oleh si
penerima.
6. PENERIMAAN yaitu
ide atau informasi ini diterima oleh penangkap berita (receiver).
·
Jenis- jenis komunikasi dalam
organisasi
jenis-jenis komunikasi dalam
organisasi terdiri dari:
-Komunikasi
Internal: Adalah
komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran
gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam
struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan
vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan
manajemen].
Dua dimensi
komunikasi internal :
-Komunikasi Vertikal
Komunikasi dari pimpinan ke staff,
dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic
communication].
-Fungsi komunikasi ke bawah
digunakan pimpinan untuk:
a. Melaksanakan kebijaksanaan,
prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja bawahan.
b. Menyampaikan pengarahan
doktrinasi, evaluasi, teguran.
c. Memberikan informasi mengenai
tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi, insentif.
Seorang pimpinan harus lebih
memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil
kebijaksanaan, terhadap bawahannya.
Keberhasilan organisasi dilandasi
oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa
kepemimpinan. Kedua hal tersebut merupakan modal utama untuk kemajuan
organisasi yang dipimpinnya. Contoh : pimpinan memberikan instruksi, petunjuk,
informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.
-Fungsi komunikasi ke atas digunakan
untuk:
a. Memberikan pengertian mengenai
laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan bantuan, dan keluhan.
b. Memperoleh informasi dari bawahan
mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih
rendah.
Bawahan tentulah berharap agar ide,
saran, pendapat, tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang
dada, dan hati terbuka oleh pimpinan. Contoh : staf memberikan laporan,
saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.
-Komunikasi Horizontal
Bentuk komunikasi secara mendatar,
diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung
tidak formal.
Fungsi komunikasi horizontal/ke
samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini
berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon,
atau melalui pesan tertulis.
-Komunikasi Diagonal (Cross
Communication)
Komunikasi antara pimpinan
seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
-Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara pimpinan
organisasi [perusahaan] dengan khalayak umum di luar organisasi.
- BENTUK
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi sebagai proses memiliki
bentuk :
1. Bentuk Komunikasi berdasarkan:
a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa
mengguanakan alat.
Komunikasi berbentuk kata-kata,
gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan
isyarat,misalnya kita berbicara
langsung kepada seseorang dihadapan kita.
b.
Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan alat dan
mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran)
ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio,
buku, dll.
2. Bentuk komunikasi berdasarkan
besarnya sasaran :
a. Komunikasi massa,
yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang
besar, umumnya tidak dikenal.
Komunikasi masa yang baik harus :
-Pesan disusun dengan jelas, tidak
rumit dan tidak bertele-tele
-Bahasa yang mudah
dimengerti/dipahami
-Bentuk gambar yang baik
-Membentuk kelompok khusus, misalnya
kelompok pendengar (radio).
b. Komunikasi kelompok
adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang
umumnya dapat dihitung dan dikenal
dan merupakan komunikasi langsung dan timbale
balik.misalnya Perawat dengan
pengunjung puskesmas
c. Komunikasi perorangan
adalah komunikasi dengan tatap muka atau bisa dapat juga melalui telepon. Contoh
perawat dengan pasien
3. Bentuk komunikasi berdasarkan
arah pesan :
a. Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh sumber kepada
sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk
memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.
b. Komunikasi timbal balik
Pesan disampaikan kepada sasaran dan
sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan
merupakan komunikasi timbal balik.
D.
Hambatan – hambatan dalam
komunikasi organisasi
·
HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Hambatan dari Proses Komunikasi
-Hambatan dari pengirim pesan,
misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim
pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional
-Hambatan dalam penyandian/symbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa
yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol
yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang
dipergunakan terlalu sulit.
-Hambatan media, adalah hambatan
yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio
dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
-Hambatan dalam bahasa sandi.
Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
-Hambatan dari penerima pesan,
misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap
prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
-Hambatan dalam memberikan balikan.
Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan
interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik
dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan
lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna
wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan Semantik
Faktor pemahaman
bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam
komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau
berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya
perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya
istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya
bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.
4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis
dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai
serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga
menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima
pesan yang hendak disampaikan.
5. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena
adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan,
kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
- CARA
MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Gunakan umpan-balik
Beri kesempatan pada orang orang
lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi
dua arah.
2. Kenali si penerima berita
- bagaimana latar belakang
pendidikannya,
- bagaimana pengetahuan tentang
subyek pembicaraan,
- sejauh mana minat dan perasaanya
3. Rencanakan secara teliti,
pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa, bagaimana,
kapan
E.
KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
Di bawah ini ada beberapa
klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :
1.
Dari segi sifatnya :
a. Komunikasi Lisan, komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara.
Contoh: presentasi
b. Komunukasi Tertulis, komunikasi melalui tulisan. Contoh:
email
c. Komunikasi Verbal, komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan.
Contoh: curhat
d. Komunikasi Non Verbal, komunikasi yang tidak dibicarakan (tersirat).
Contoh: seseorang yang nerves (gemetar)
2. Dari segi arahnya :
a. Komunikasi Ke Atas, komunikasi dari bawahan ke atasan
b. Komunikasi Ke bawah, komunikasi dari atasan ke bawahan
c. Komunikasi Horizontal, komunikasi ke sesama manusia / setingkat
d. Komunikasi Satu Arah, pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik)
e. Komunikasi Dua Arah, berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi
3. Menurut Lawannya :
a. Komunikasi Satu Lawan Satu, berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya.
Contoh: berbicara melalui telepon
b. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok), berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok.
Contoh: kelompok satpam menginterogasi maling
c. Kelompok Lawan Kelompok ,
berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.
Contoh: debat partai politik
4. Menurut Keresmiannya :
a. Komunikasi Formal,
komunikasi yang berlangsung resmi. Contoh: rapat pemegang saham
b. Komunikasi Informal, komunikasi yang tidak resmi. Contoh:
berbicara dengan teman
