PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A.     Pengertian Komunikasi          

Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”.  Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.

       Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan.

·         Pengertian Organisasi

Interaksi dan kerja sama ini akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk wadah yang disebut dengan organisasi. Interaksi atau hubungan antar individu-individu dan kelompok/tim dalam setiap organisasi akan memunculkan harapan-harapan. Harapan ini kemudian akan menimbulkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban oleh masing-masing individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan organisasi/kelompok. Sebuah organisasi memang dibentuk sebagai wadah yang didalamnya berkumpul sejumlah orang yang menjalankan serangkaian aktivitas tertentu secara teratur guna tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama. Terlebih dalam kehidupan masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain mengatur dirinya sendiri, ia juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara ketertiban, mengelola dan mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita kenal dengan manajemen dan organisasi. William (1956) menyebutnya dengan istilah “TheOrganisation Man”.

·         Pengertian Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, surat dan laporan-laporan.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

·         Pengertian komunikasi menurut para ahli

Dalam suatu organisasi biasanya selalu menekankan bagaimana pentingnya sebuah

komunikasi antar anggota organisasi untuk menekan segala kemungkinan kesalahpahaman

yang bisa saja terjadi.

Berikut ini adalah beberapa definisi serta penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa ahli:

- HIMSTREET & BATY

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyak-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

- THEODORSON & THEDORSON

Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol.

- CHARLES H. COOLEY

Komuniksi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam waktu.

B.     UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

•  UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI:

1.   Komunikator (communicator), yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.

2.    Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.

3.    Berita-berita yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan, atau

saran.

4.   Komunikan (communicate), yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain orang yang menerima berita.

5.   Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau reaksi.

Kelima unsur komunikasi tersebut (Komuniakator, Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut.

C.      CARA PENYALURAN IDE MELALUI KOMUNIKASI ORGANISASI

·         Bagaimana menyalurkan ide dalam komunikasi 

           Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan gerak gerik badan seperti

tersenyum,menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.

     Dalam menyalurkan ide atau solusi harus ada si pengirim (sender) dan si penerima (receiver). Ide-ide yang diambil pun tidak sembarangan, tetapi ada penyaringan dan seleksi untuk diambil ide manakah yang terbaik untuk di ambil dan dilaksanakan untuk oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan bersama,serta visi dan misi suatu organisasi.

·         Tahap-Tahap Cara menyalurkan ide melalui komunikasi yaitu :

1.   IDE (gagasan) oleh sender.

2.   PERUMUSAN yaitu dalam perumusan ini ide si sender disampaikan oleh kata-kata.

3.   PENYALURAN (transmitting) yaitu penyaluran ini bisa lisan,tertulis,simbol maupun

isyarat,dll.

4.   TINDAKAN yaitu tindakan ini sebagai contoh perintah-perintah dalam organisasi

dilaksanakan.

5.   PENGERTIAN yaitu kata-kata si sender dalam perumusan tadi dijadikan ide oleh si penerima.

6.   PENERIMAAN yaitu ide atau informasi ini diterima oleh penangkap berita (receiver).

·         Jenis- jenis komunikasi dalam organisasi    

jenis-jenis komunikasi dalam organisasi terdiri dari:

     -Komunikasi Internal: Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen].

Dua dimensi komunikasi internal :

-Komunikasi Vertikal

Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

-Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk:

a. Melaksanakan kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja bawahan.

b. Menyampaikan pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran.

c. Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi, insentif.

Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan, terhadap bawahannya.

Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal tersebut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi yang dipimpinnya. Contoh : pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.

-Fungsi komunikasi ke atas digunakan untuk:

a. Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan bantuan, dan keluhan.

b. Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.

Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat, tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang dada, dan hati terbuka oleh pimpinan. Contoh : staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

-Komunikasi Horizontal

Bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal.

Fungsi komunikasi horizontal/ke samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, atau melalui pesan tertulis.

-Komunikasi Diagonal (Cross Communication)

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

-Komunikasi Eksternal

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak umum di luar organisasi.

• BENTUK KOMUNIKASI  DALAM ORGANISASI

Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :

1. Bentuk Komunikasi berdasarkan:

a. Komunikasi langsung

Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat.

Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan

isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.

b. Komunikasi tidak langsung

Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.

2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :

a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang

besar, umumnya tidak dikenal.

Komunikasi masa yang baik harus :

-Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele

-Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami

-Bentuk gambar yang baik

-Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio).

b. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang

umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbale

balik.misalnya Perawat dengan pengunjung puskesmas

c. Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka atau bisa dapat juga melalui telepon. Contoh perawat dengan pasien

3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :

a. Komunikasi satu arah

Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.

b. Komunikasi timbal balik

Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik.

D.     Hambatan – hambatan dalam komunikasi organisasi

·         HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Hambatan dari Proses Komunikasi

-Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional

-Hambatan dalam penyandian/symbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

-Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

-Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

-Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

-Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2. Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.

4. Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.

5. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,

kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat

pancaindera seseorang, dll.

• CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Gunakan umpan-balik

Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.

2. Kenali si penerima berita

- bagaimana latar belakang pendidikannya,

- bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,

- sejauh mana minat dan perasaanya

3. Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa, bagaimana,

kapan

E.      KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :

1.      Dari segi sifatnya :

      a.      Komunikasi Lisan, komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara. Contoh: presentasi

      b.      Komunukasi Tertulis, komunikasi melalui tulisan. Contoh: email

      c.       Komunikasi Verbal, komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan. Contoh: curhat

      d.     Komunikasi Non Verbal, komunikasi yang tidak dibicarakan (tersirat). Contoh: seseorang yang nerves (gemetar)

2.      Dari segi arahnya :

      a.      Komunikasi Ke Atas, komunikasi dari bawahan ke atasan

      b.      Komunikasi Ke bawah, komunikasi dari atasan ke bawahan

      c.       Komunikasi Horizontal, komunikasi ke sesama manusia / setingkat

      d.      Komunikasi Satu Arah, pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik)

      e.       Komunikasi Dua Arah, berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi

3.       Menurut Lawannya :

a.      Komunikasi Satu Lawan Satu, berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya. Contoh: berbicara melalui telepon

b.      Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok), berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok. Contoh: kelompok satpam menginterogasi maling

c.       Kelompok Lawan Kelompok , berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain. Contoh: debat partai politik

4.      Menurut Keresmiannya :

      a.      Komunikasi Formal, komunikasi yang berlangsung resmi. Contoh: rapat pemegang saham

      b.      Komunikasi Informal, komunikasi yang tidak resmi. Contoh: berbicara dengan teman